Účetní poraďte, prosím. Jak vést pokladnu ve stavební firmě?
Ahoj,🙈
prosím je tu nějaká kovaná nebo nekovaná účetní či jen kdokoliv chytřejší než já? Můj problém se týká vedení pokladny v malé stavební firmě. Byla by jste mi některá ochotná poradit jak to vést? Mám vydávat zálohy zaměstnancům (v měsíci max 5 záloh) a oni mi ke konci měsíce donesou účtenky+zbytek zálohy. V případě, že na zakázku nebudou potřebovat další provozní zálohu, tak jim budu další peníze vydávat až v případě potřeby.
Nikdy jsem toto nedělala a byla hozena do vody a plav. Jenže já nevím jak. Vedu si tabulku v Excelu, kde si zaznamenávám dle data veškerý hotovostní pohyb. To mi díky bohu sedí s hotovostí. Ale jak je to s těmi VPD a PPD? Účetní je externí a chce zasílat za každý měsíc pokladní doklady na sdílený disk v pdf. Potřebuji teď dát dohromady leden. Vydala jsem 4 zálohy. Zítra mi to chlapy donesou společně s paragony a zbytkem peněz. S účetním jsem mluvila telefonicky a v časovém presu, podal mi to jako úplně jasnou věc, že založil na sdíleném disku složku pokladna, která se dále dělí na dvě podsložky pojmenované *výdajové pokladní doklady a *přijmové pokladní doklady. A příklad že ke každému VPD mám naskenovat účtenky, které se k tomu váží.
Ale já vůbec nevím co se po mě chce :nevim: Můj počáteční stav pokladny k 1.1.2024 byl 0Kč. Dostala jsem kartu, že si mám vybrat 70.000Kč. To jsem udělala. A teď aby bylo jasné jak nechápu vůbec nic. Tak musím si vypsat PPD jako dotace pokladny z účtu? Nebo mi stačí pouze ten doklad z ATM? Dále když chlapům vydávám tu zálohu, tak vystavim VPD na tu zálohu asi, dobře. Ale jak potom postupuji, když mi donesou paragony a zbytek hotovosti? Na ten zbytek co si vkládám do pokladny musí být další PPD? Nechápu souvislosti :(
Ano, nejsem absolutně vůbec nejostřejší tužka v penále a ano i se tak cítím. Nicméně potřebuji se zorientovat.
Díky ❤
@zanett A můžu ještě mít dotaz, kdybych zvolila variantu, kdy bych nevydávala provozní zálohu a pouze vyplácela hotovost oproti paragonům co mi zaměstnanci nosí, tak to lze?S tím tedy, že by to platili ze svého. Např. Pepa donese mix paragonů z jednoho měsíce ze stavebnin, za PHM a železářství. Částky sečku a na ně vypíšu VPD, který Pepa podepíše a já mu dám hotovost. Účty tedy připojím k danému VPD a takto pošlu účetnímu. To lze? A jako účel platby na takový hromadný VPD píši co?
Děkuji.
@bara89 Ja teda nevim, jak to mate uvedeno ve vasi interni vnitropodnikove smernici, ale vetsinou plati (alespon ve firmach, kde jsem pracovala), ze kazdy vydaj z pokladny musi byt dolozen internim dokladem (VPD). Protoze z ceho ten Pepa ty veci kupuje? Ze sveho?
Pokud ano, pokud Pepa koupi neco za sve, donese ti uctenku, ty mu to zaplatis tak, ze z pokladny vyberes prislusnou hotovost (na kterou vystavis VPD) a spolu s temi uctenkami ten VPD naskenujes pro ucetniho.
@bara89 Nejsem účetní, ale u nás to funguje tak, že máme nějakou částku podepsanou jako, že "zálohu na výdaje", z toho celý měsíc platím, co je potřeba. Na konci měsíce vyplním excelovou tabulku, kolik a za co jsem platila, doloží paragony a to pošlu na účtárnu. Účetní zpracuje a pošle mi to, co jsem reálně utratila, tudíž výše zálohy zůstává beze změny, další měsíc z ní čerpám a tak pořád dokola. Neumím si představit, že bych měla celý měsíc platit ze svého, potom (byť v řádu dní) čekat, až to účetní zpracuje a pošle...
@zanett To jsem pochopila. Reagovala jsem na její dotaz: "Kdybych zvolila variantu, kdy bych nevydávala provozní zálohu a pouze vyplácela hotovost oproti paragonům co mi zaměstnanci nosí, tak to lze? S tím tedy, že by to platili ze svého. Např. Pepa donese mix paragonů z jednoho měsíce ze stavebnin, za PHM a železářství." Spíš mi šlo o pohled na věc z pozice zaměstnance. Protože už vidím, jak je Pepa celý nadšený, že celý měsíc platí materiál ze svého...
Ale jinak naprosto souhlasím s tím, že samozřejmě záleží i na vnitřních směrnicích, atd.
Holky tady žádné směrnice nejsou. 😕 Je to takový punk. Malá firma s 16 zaměstnanci. Prostě to mám nějak dělat, hlavně ať mi sedí pokladna. Tak se snažim najít nějaký funkční systém. Zkušenosti s tím nemám, ani jsem nikdy nepracovala v kanceláři natož vědět co je účetnictví, tak jsem z toho taková všelijaká..
Hezký večer, mohu se prosím přidat s dotazem? Jsem na tom dost podobně jako zakladatelka tématu. Vůbec nerozumím účetnictví, účetní externí, já mám vést pokladnu - platím, doklady pak posílám externí účetní. A též jsem byla hozena do vody. Doteď jsem vyplácela třeba našim zaměstnancům cesťáky nebo objednala kancelářské potřeby nebo nějakou toner do tiskárny... apod. - takovéhle položky. Ale vůbec u nás nevystavujeme PPD a VPD, vždy zaplatím tomu člověku na základě papíru - tj. třeba cesťáku nebo faktury. To k tomu ještě musím vypisovat pokladní doklady? Teď jsem trochu zmatená, že to tu čtu.... Paní předchůdkyně si to vede v execu. Zvlášť má tabulku na hotovost, zvlášť na doklady pro účetní... A já na to koukám jako blázen. Neodešla úplně v dobrém, tak není moc ochotná poradit ☹ Tento týden jsem to dostala a potřebuji si zavést nějaký systém ☹ Moc děkuji.
@lennnab Hezký den Lennnab, všimla jsem si dotazu až nyní, prakticky sem nechodím. Ano, je potřeba při každém výdeji peněz (proplacení účtenky) vystavit VPD. VPD musí být očíslované a ta číselná řada ti musí sedět. To stejné když přijímáš hotovost do pokladny, musí být PPD. Účetní pak jen přiložíš k VPD účtenky, které se k němu váží.
@bara89 Moc děkuji za odpověď. Vůbec tomu nerozumím, u nás se z 99% VPD ani PPD nedělaly. Jsem tam nová, no už jsem tam 3/4 roku, ale pokladnu jsem dostala až teď, ale předchůdkyně opravdu pokladní doklady téměř nedělala, to byla velká výjimka, když ano. A já doteď nerozumím, podle čeho poznám, kdy ano a kdy ne.... v pokladně mám hlavně doklady typu: kolega přinese účtenku za úhradu benzínu (platil na místě hotově), on mi dá účtenku - já mu ji proplatím... nebo přinesou mi fakturu a já ji proplatím.... nákup kávy v Lidlu a účtenka.... cestovní příkaz, který proplácím dělníkům.... apod. ....
1.Vystavis si PPD na tech 70K, ktere prijimas do pokladny (pocatecni stav pokladny byl 0 CZK a ted je 70K CZK, na tento obrat musis mit dokad, tedy PPD). Doklad naskenujes a ulozis do uloziste pro ucetniho.
2. Kdyz vydavas penize z pokladny, vystavis VPD na tu danou castku. Doklad naskenujes a ulozist do uloziste pro ucetniho.
3. Az zamestnanec prinese uctenku a zbytek hotovosti, ty vystavis na ten zbytek hotovosti doklad (PPD, protoze tu hotovost prijimas na pokladnu). Uctenku a PPD naskenujes pro ucetniho.
Jde o to, aby na kazdy pohyb hotovosti byl doklad (ucetnictvi musi byt prukazne) a skenujes vsechny tyto doklady pro ucetniho, aby vedel, jak se vyvijela hotovost v pokladne (jelikoz pokladnu drzis ty a ne on). On kazdy ten obrat musi zauctovat.